Vom ersten Angebot bis zur bezahlten Rechnung.

Nein. Zugänge zu Buchify werden persönlich eingerichtet: Ihre Firma wird als eigener Bereich angelegt und die Inhaberin oder der Inhaber erhält eine Einladung per E-Mail. Eine offene Registrierung oder einen Testzugang zum Selbstanmelden gibt es derzeit nicht.

Wenn Sie Buchify nutzen möchten, fragen Sie einfach einen Zugang an – bei unserem Vertriebspartner Tegra IT, der Buchify bei Ihnen einrichtet und Ihnen auf Wunsch vorab in einer Demo zeigt.

Zugang anfragen

Anfrage, Angebot, Auftrag, Bestellung, Rechnung, Gutschrift und Anschreiben. Aus einer Anfrage wird ein Angebot, daraus ein Auftrag und aus dem Auftrag eine Rechnung oder eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten. Zu einer Rechnung erstellen Sie bei Bedarf eine Gutschrift.

Beim Umwandeln können Sie auch nur ausgewählte Positionen übernehmen, zum Beispiel für eine Teilrechnung.

Ja. Aus jeder ausgestellten Rechnung und Gutschrift erzeugt Buchify eine E-Rechnung im österreichischen Format ebInterface 6.1 (XML) und als ZUGFeRD-PDF nach der europäischen Norm EN 16931. Für Rechnungen an Behörden erfassen Sie die Bestellnummer des Kunden im Beleg und Ihre Lieferantennummer beim Kontakt.

Umgekehrt liest Buchify E-Rechnungen Ihrer Lieferanten – ZUGFeRD bzw. Factur-X, XRechnung, UBL und ebInterface – bei den Eingangsrechnungen direkt ein.

Mehr zur E-Rechnung

Positionen erhalten 20 %, 13 %, 10 %, 4,9 % oder 0 % Umsatzsteuer – 4,9 % für ausgewählte Grundnahrungsmittel seit 1. Juli 2026; auf dem Beleg wird die Steuer je Satz ausgewiesen. Auf Wunsch geben Sie Preise inkl. USt. ein: Der Gesamtbetrag ist dann genau die Summe der Positionen.

Je Beleg wählen Sie einen von acht Steuerfällen: mit USt., Kleinunternehmer, Reverse Charge (EU-Leistung), Reverse Charge für Bauleistungen, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung, nicht im Inland steuerbar oder ohne USt. Der passende gesetzliche Hinweis steht automatisch auf dem Beleg. Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Lieferung verlangt Buchify beide UID-Nummern.

Als Kleinunternehmer stellen Sie das einmal in den Firmendaten ein; neue Belege sind dann automatisch ohne Umsatzsteuer. Für einzelne Kunden kann ein eigener Steuerfall hinterlegt werden.

Buchify exportiert die Rechnungen und Gutschriften eines Zeitraums – auf Wunsch samt Eingangsrechnungen – für BMD NTCS, im DATEV-Format (Buchungsstapel) und als CSV, mit einer Zeile je Beleg und Steuersatz. Die Konten sind nach dem österreichischen Einheitskontenrahmen vorbelegt und lassen sich an Ihren Kontenplan anpassen. Vor dem Download zeigt eine Vorschau die Summen je Steuersatz.

Die USt-Übersicht zeigt Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast eines Zeitraums – nach Soll- oder Ist-Besteuerung – als Hilfe für die Umsatzsteuervoranmeldung. Die offenen Posten zu einem Stichtag gibt es zusätzlich als CSV-Datei.

Ja. Das Nummernformat legen Sie je Belegart fest – zum Beispiel RE-2026-0001 –, der Zähler beginnt jährlich, monatlich oder nie neu und lässt sich bei einer höheren Nummer fortsetzen. So schließt Buchify nahtlos an Ihr bisheriges Programm an.

Nummern werden lückenlos vergeben; Entwürfe verbrauchen keine Nummer.

Ja. Kontakte importieren Sie als CSV, Excel (.xlsx) oder vCard – bis 5.000 auf einmal. Buchify schlägt die Spaltenzuordnung vor und zeigt vorab, was angelegt wird und welche Zeilen Dubletten oder fehlerhaft sind; Ansprechpartner werden ihrer Firma zugeordnet.

Ein Import lässt sich mit einem Klick rückgängig machen.

Nein – und das ist Absicht. Rechnungen und Gutschriften werden beim Ausstellen festgeschrieben, das PDF wird genau so archiviert, wie es ausgestellt wurde. Vorher prüft Buchify die Pflichtangaben nach § 11 UStG. Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, bearbeiten Sie sie frei; frühere Versionen lassen sich ansehen und wieder laden.

Korrigiert wird über eine Gutschrift oder ein Storno: Dabei entsteht ein nummerierter Stornobeleg, auf Wunsch mit einer korrigierten Kopie der Rechnung als neuem Entwurf. Bereits erhaltene Zahlungen gehen auf die korrigierte Rechnung über. So bleibt der Nummernkreis lückenlos.

Ja. An jeder ausgestellten Rechnung erfassen Sie Zahlungen mit Datum, Zahlungsart und Betrag – auch Teilzahlungen. Innerhalb der Skontofrist schlägt Buchify den Betrag abzüglich Skonto vor. Restbeträge lassen sich ausbuchen, Überzahlungen zurückzahlen und Gutschriften auszahlen.

Kontoauszüge importieren Sie als CAMT.053 oder CSV: Buchify ordnet die Zahlungen den offenen Rechnungen zu, bucht eindeutige gleich selbst und schlägt den Rest zum Bestätigen vor. Die offenen Posten zeigen zu jedem Stichtag, was offen und überfällig ist – nach Alter und je Kunde.

Per E-Mail direkt aus Buchify – mit dem PDF und auf Wunsch mit E-Rechnung und weiteren Dateien im Anhang. Versendet wird über Buchify, über Ihre eigene Absenderdomain (Buchify nennt die nötigen DNS-Einträge für DKIM, SPF und DMARC und prüft sie) oder über Ihren eigenen SMTP-Server.

Jede versendete E-Mail steht im E-Mail-Protokoll, samt Vorschau so, wie sie verschickt wurde.

Ja. Inhaberinnen und Inhaber laden ihr Team per E-Mail ein und legen über Gruppen fest, was Mitarbeitende sehen und tun dürfen – von Belegen, Zahlungen und Kontakten bis zu Eingangsrechnungen, Bank, Zeiterfassung und Firmendaten. Team, Gruppen, API-Schlüssel, Webhooks und ein eigener Mailserver bleiben immer den Inhabern vorbehalten.

Wer für mehrere Firmen arbeitet, wechselt mit einem Zugang zwischen ihnen – die Daten der Firmen bleiben getrennt.

Ja, über die REST-API. Andere Programme legen damit Belege, Kontakte und Artikel an, stellen Rechnungen aus, erfassen Zahlungen, rufen PDFs und E-Rechnungen ab, buchen Lagerbestände und übertragen erfasste Zeiten sowie Eingangsrechnungen. Webhooks melden Ereignisse wie „Beleg bezahlt“ sofort an Ihr System. Jeder API-Schlüssel erhält nur die Rechte, die er braucht, und lässt sich auf bestimmte IP-Adressen beschränken.

Zur Schnittstelle

Nein. Buchify läuft im Browser. Sie melden sich unter crm.buchify.at an und sichern die Anmeldung mit einem zweiten Faktor – einer Authenticator-App oder einem Passkey.

Wer möchte, installiert Buchify zusätzlich als App mit eigenem Symbol und Fenster, am Computer wie am Handy. Gearbeitet wird auch dann online.